Améliorer la communication et la coordination entre le juriste interne et l’équipe d’approvisionnement : une clé pour des processus d’approvisionnement réussis

En décembre 2013, le Bureau de la gestion et du budget (OMB) a publié le Guide uniforme, également connu sous le nom de « Super-Circulaire », qui consolidait et rationalisait les exigences administratives pour les subventions fédérales et les accords de coopération. À cette époque, je travaillais pour le ministère de l’Éducation du Kentucky, d’abord en tant que conseiller juridique général adjoint, puis en tant que directeur adjoint de la Division de la nutrition scolaire et communautaire. C’est au cours de cette période que j’ai le plus appris sur les marchés publics et les contrats fédéraux. En collaboration avec mon patron, le commissaire associé de l’époque, Hiren Desai, j’ai contribué à créer et à mettre en œuvre une formation obligatoire pour tous les directeurs de services alimentaires du Commonwealth du Kentucky. C’est grâce à cette expérience que j’ai développé une passion pour le processus d’approvisionnement et les contrats.

Hiren et moi nous sommes réunis à nouveau pour collaborer à la rédaction de cet article afin de souligner l’importance d’une communication et d’une coordination efficaces entre le conseiller juridique interne et l’équipe d’approvisionnement pour assurer le succès de tout processus d’approvisionnement. Cette relation est particulièrement importante lors de la gestion et de l’atténuation des risques associés aux négociations contractuelles. Une stratégie essentielle pour améliorer cette collaboration consiste à demander aux fournisseurs potentiels d’identifier en amont dans leurs propositions toute exception proposée aux conditions générales et à s’assurer que ces éléments essentiels sont examinés par le conseiller juridique interne avant le début des négociations contractuelles.

Le rôle de l’équipe d’approvisionnement dans le processus d’appel d’offres

Le processus de demande de propositions (RFP) est essentiel pour donner le ton aux futures négociations contractuelles. En exigeant des fournisseurs qu’ils divulguent toute exception aux conditions proposées au stade de la soumission, l’équipe d’approvisionnement peut se faire une idée claire et immédiate des problèmes potentiels. Cette approche proactive permet une évaluation précoce des risques associés aux conditions du fournisseur.

Implication précoce des conseillers juridiques internes

Les conseillers juridiques internes doivent être impliqués dès le début du processus d’approvisionnement. En examinant les exceptions proposées par les fournisseurs avant le début des négociations contractuelles, les équipes juridiques peuvent identifier les écarts acceptables et ceux qui constituent une rupture de contrat. Cette implication précoce permet aux conseillers juridiques de fournir des conseils éclairés à l’équipe d’approvisionnement, garantissant que seuls les risques gérables sont pris en compte.

Avantages d’un examen juridique précoce

Atténuation des risques : identifier et résoudre les problèmes juridiques potentiels dès le début du processus d’approvisionnement réduit le risque de rencontrer des obstacles importants lors des négociations contractuelles. Cette approche proactive minimise la probabilité de devoir accepter des conditions défavorables par la suite. Négociations simplifiées : lorsque les conseillers juridiques internes examinent à l’avance les exceptions proposées, ils peuvent conseiller l’équipe d’approvisionnement sur les conditions non négociables. Ces informations peuvent être communiquées aux fournisseurs dès le début du processus, ce qui permet de simplifier les négociations. Conformité accrue des fournisseurs : les fournisseurs sont plus susceptibles d’accepter le rejet des exceptions proposées pendant la phase d’évaluation, lorsqu’ils sont toujours en compétition pour le contrat. Une fois qu’un fournisseur est invité à des négociations contractuelles, il peut croire qu’il a obtenu le contrat et être plus réticent à accepter des conditions standard. En définissant des attentes claires dès le départ, les achats peuvent garantir une meilleure conformité. Efficacité et gestion des ressources : une implication juridique précoce peut permettre d’économiser du temps et des ressources. Si des problèmes importants sont identifiés tôt, l’équipe d’approvisionnement peut décider de disqualifier les fournisseurs dont les conditions sont trop éloignées de l’acceptable, évitant ainsi de gaspiller des efforts dans la négociation avec des fournisseurs inadaptés.

Les risques d’une intervention juridique tardive

Lorsque le conseiller juridique n’est engagé qu’après la sélection d’un fournisseur, l’équipe d’approvisionnement peut être confrontée à des défis importants :

Négociations agressives : un fournisseur « sélectionné » peut être plus agressif dans la négociation des conditions parce qu’il a l’impression d’avoir l’avantage. Cela peut conduire à des négociations prolongées et à une résistance accrue à l’acceptation des conditions standard. Risque accru : le client peut être obligé d’accepter des risques supplémentaires parce que des questions juridiques critiques n’ont pas été traitées en amont. Cela peut entraîner des conditions contractuelles défavorables qui auraient pu être évitées avec une intervention juridique précoce. Inefficacité : un examen juridique tardif entraîne souvent des négociations prolongées qui auraient pu être rationalisées avec une coordination plus précoce, ce qui entraîne des frustrations inutiles, des inefficacités et des coûts potentiellement plus élevés.

Mettre en œuvre les meilleures pratiques pour une meilleure coordination

Pour favoriser une meilleure communication et coordination entre le conseiller juridique interne et l’équipe d’approvisionnement, les organisations devraient envisager de mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes :

Exigences intégrées de l’appel d’offres : inclure dans l’appel d’offres une exigence selon laquelle les fournisseurs doivent clairement identifier toute exception aux conditions générales dans le cadre de leur soumission de proposition. Examen juridique précoce : établir un processus dans lequel le conseiller juridique interne examine les exceptions proposées avant le début de toute négociation contractuelle. Communication claire : s’assurer que l’équipe d’approvisionnement comprend les conditions générales qui ne sont pas négociables et les communique aux fournisseurs potentiels pendant la phase d’évaluation. Réunions de coordination régulières : planifier des réunions régulières entre l’équipe d’approvisionnement et le conseiller juridique interne pour discuter des achats en cours et à venir, en garantissant l’alignement et la contribution juridique en temps opportun.

En mettant en œuvre ces stratégies, les organisations peuvent améliorer l’efficacité de leurs processus d’approvisionnement, en s’assurant que les risques sont gérés de manière proactive et que les négociations contractuelles sont menées à des conditions favorables. La collaboration entre le conseiller juridique interne et l’équipe d’approvisionnement est non seulement bénéfique, mais essentielle pour obtenir des résultats positifs en matière d’approvisionnement.

Lisa Lang est une avocate interne et une leader d’opinion passionnée par tout ce qui touche aux affaires internes. Elle a récemment lancé un site Web et un blog intitulé Why This, Not That™ (www.lawyerlisalang.com) pour servir de ressource aux avocats internes. Vous pouvez lui envoyer un e-mail à [email protected] connectez-vous avec elle sur LinkedIn (https://www.linkedin.com/in/lawyerlisalang/) ou suivez-la sur Twitter (@lang_lawyer).

Hiren Desai est le fondateur et directeur de Blue Blood Consulting, LLC, une société de conseil en gestion. Il possède vingt-cinq (25) ans d’expérience dans l’administration publique, la finance, le droit et les achats. Hiren a occupé le poste de directeur des achats par intérim pour le Commonwealth du Kentucky ; a été l’acheteur principal du Commonwealth pour les principales sollicitations au niveau des entreprises ; et a témoigné devant les tribunaux d’État et fédéraux du Kentucky en tant que témoin expert sur des questions liées aux achats. Il a également occupé le poste de conseiller juridique adjoint du Kentucky Finance Cabinet ; et a été commissaire associé et directeur financier du Kentucky Department of Education.