La plateforme de gestion de cas Clarra dévoile une suite de nouvelles fonctionnalités, notamment Gen AI, l’analyse et le suivi des communications clients

Il y a un an le mois dernier, j’écrivais ici sur le lancement de Clarra, une plateforme cloud de gestion de dossiers conçue pour être optimisée pour les pratiques contentieuses basées sur les dossiers. Désormais, Clarra propose une mise à jour majeure qui fournit une suite de nouvelles fonctionnalités, notamment des capacités d’IA et d’analyse génératives, des capacités de communication client améliorées, une personnalisation sans code, et bien plus encore.

« Cela a été une année passionnante marquée par un intérêt constant pour ce que nous proposons : une solution personnalisable de gestion de dossiers basée sur des dossiers qui permet aux cabinets d’avocats et aux équipes juridiques internes de gérer la complexité des litiges », a déclaré Keao Caindec, PDG de Clarra, qui a cofondé l’entreprise avec l’avocat plaidant de San Francisco, Todd M. Schneider.

« Grâce à ces nouvelles fonctionnalités et à notre engagement en faveur de la simplicité, Clarra est encore plus réactif aux besoins de nos clients, leur permettant de tirer parti des dernières technologies et de la flexibilité sans code pour gérer des cas de toute taille ou complexité. »

La semaine dernière, Caindec m’a fait un briefing et une démonstration des nouvelles fonctionnalités et capacités.

Pile technologique moderne

Avant même d’aborder les nouvelles fonctionnalités, Caindec a abordé ce qu’il considère comme l’un des principaux avantages de Clarra par rapport à ses concurrents : sa pile technologique moderne.

De nombreux fournisseurs de technologies juridiques sont limités dans leur développement par des infrastructures obsolètes et par la nécessité d’unifier des piles technologiques disparates en raison de l’acquisition de logiciels existants, affirme Caindec.

« Les fournisseurs de technologies juridiques ont beaucoup de dettes techniques liées à des technologies vieilles de plusieurs décennies qui doivent être mises à jour, intégrées à d’autres plates-formes ou reconstruites à partir de zéro », m’a-t-il dit. « La plupart d’entre eux sont si vieux qu’ils doivent être reconstruits. Cela ne vaut tout simplement pas la peine de s’appuyer sur une technologie très ancienne pour développer une application cloud moderne.

En revanche, Clarra a construit sa plate-forme sur une pile technologique moderne hébergée dans le cloud, tirant spécifiquement parti de Microsoft Azure, a-t-il déclaré. Cette approche fournit non seulement une base plus agile et adaptable, mais permet également un déploiement plus rapide.

Pour les cabinets d’avocats, l’un des avantages est que Clarra peut être déployée plus rapidement que d’autres plateformes, dont la mise en œuvre prend souvent des mois. Clarra promet un délai de mise en place d’un à deux mois pour les entreprises traitant de milliers de dossiers.

Cette approche technologique rend Clarra particulièrement attrayante pour les cabinets d’avocats qui cherchent à s’éloigner des anciens systèmes ou à éviter les pièges de la fusion de piles technologiques incompatibles, a déclaré Caindec. De plus, la compatibilité de Clarra avec Azure améliore l’évolutivité, lui permettant de prendre en charge plus efficacement des entreprises de différentes tailles et domaines de pratique.

Personnalisation sans code

Une autre caractéristique distinctive de Clarra est sa capacité de personnalisation sans code, a déclaré Caindec, permettant aux utilisateurs de personnaliser leurs flux de travail et leurs terminologies pour répondre aux besoins spécifiques des différents types de cabinets juridiques.

Par exemple, alors que certaines entreprises peuvent utiliser les termes « dossier » et « client », d’autres peuvent préférer « affaire » et « demandeur ». La plateforme de Clarra permet des modifications rapides et pilotées par l’utilisateur dans la terminologie et les champs de données, sans nécessiter d’intervention technique. Cette flexibilité s’étend aux zones de pratique, où chaque zone peut avoir des configurations personnalisées.

L’interface sans code est conviviale, permettant aux professionnels non informatiques des cabinets d’avocats – tels que les parajuristes superviseurs ou les chefs d’entreprise – de gérer et de modifier le système de manière indépendante, a déclaré Caindec.

Il a déclaré que cette capacité a été bénéfique pour les entreprises ayant des besoins divers, depuis les petites entreprises spécialisées dans les dommages corporels jusqu’aux grands cabinets de contentieux de la défense. La flexibilité de la plateforme permet d’éviter les goulots d’étranglement souvent associés à la personnalisation des systèmes existants, donnant ainsi aux cabinets d’avocats un meilleur contrôle sur leurs flux de travail.

Intégration de l’IA générative

Parmi ses nouveautés, Clarra intègre désormais l’IA générative pour rationaliser divers processus, notamment autour de la gestion documentaire et de la tenue du temps. Grâce à ces fonctionnalités d’IA, les utilisateurs peuvent effectuer des tâches telles que la génération automatique de relevés de temps, la synthèse de documents et l’extraction de dates à partir de documents pour simplifier la gestion du calendrier.

Clarra s’est associée à Microsoft Azure AI pour fournir ces fonctionnalités, permettant aux utilisateurs de saisir des détails en langage naturel, à partir duquel l’IA peut automatiquement classer les tâches et les associer au bon sujet ou au bon cas.

La fonctionnalité de l’IA s’étend à la gestion des documents, où elle peut extraire les dates critiques et les informations de consignation des fichiers au fur et à mesure que vous les téléchargez, réduisant ainsi le travail manuel de saisie des délais et de suivi des événements liés aux dossiers.

L’IA créera un timeslip et ajoutera les codes de tâche et d’activité appropriés.

En traitant automatiquement les informations essentielles, a déclaré Caindec, l’intégration de l’IA de Clarra garantit que les dates critiques ne sont pas manquées et que les flux de travail restent ininterrompus.

Intégration avec Domo pour les analyses personnalisées

Bien que Clarra fournisse déjà des rapports standard, elle a désormais ajouté l’intégration à la plateforme d’analyse de données et de business intelligence Domo, permettant à ses clients d’accéder et de personnaliser une gamme de rapports et de visualisations via des tableaux de bord.

L’intégration avec Domo permet un nombre illimité de tableaux de bord d’analyse personnalisés au sein de Clarra.

L’intégration, qui nécessite un abonnement Domo distinct, est conçue pour offrir des informations en temps réel, permettant aux entreprises de suivre des indicateurs importants tels que le temps passé sur un dossier, l’utilisation du budget et l’avancement global du dossier.

Un tableau de bord de chronométrage utilisant l’intégration Domo.

En permettant aux entreprises de créer des rapports sur mesure, a déclaré Caindec, l’intégration Domo de Clarra répond à une frustration courante dans l’industrie : le manque d’informations exploitables à partir des rapports standard. Désormais, les clients de Clarra peuvent générer des rapports complets à la demande, leur fournissant ainsi des informations plus approfondies sur leurs opérations et une meilleure prise de décision.

Gestion améliorée des documents

Reconnaissant le besoin des cabinets d’avocats en matière de gestion transparente des documents et des dossiers, Clarra s’intègre aux solutions de gestion de documents populaires telles que SharePoint, iManage et NetDocuments. Mais la fonctionnalité CarraDocs de la plateforme permet également aux utilisateurs d’attribuer des attributs exploitables aux documents, par exemple en indiquant s’ils nécessitent une inscription et en suivant les actions ultérieures.

Lorsqu’un document est téléchargé, l’IA crée un résumé et extrait les informations clés.

Cette fonctionnalité permet non seulement de gagner du temps, mais garantit également que les documents sont gérés conformément aux normes légales et aux exigences de l’entreprise, a déclaré Caindec.

Cette fonctionnalité a des applications pratiques pour suivre les réponses et les commandes liées aux cas, car elle permet aux utilisateurs de confirmer que les actions d’enregistrement ont été effectuées et de générer des rapports à leur sujet.

Cela peut être particulièrement utile pour les parajuristes et autres membres du personnel de soutien, qui peuvent désormais garantir une piste d’audit complète pour les documents liés aux dossiers sans avoir besoin de recourir à des systèmes distincts.

Suivi des communications

Clarra a ajouté plusieurs améliorations qui permettent aux entreprises d’améliorer l’expérience client et de suivre les communications par courrier électronique, SMS et téléphoniques. De plus, Clarra s’est intégré à Microsoft Outlook, Gmail et Twilio pour rationaliser le suivi des communications.

Les utilisateurs peuvent désormais enregistrer toutes les communications directement au sein de la plateforme Clarra et les connecter à des sujets spécifiques. Les utilisateurs peuvent également envoyer et recevoir des messages Outlook, Gmail et Twilio sans quitter la plateforme.

Suivez les e-mails et les SMS des clients au sein de la plateforme.

Pour les entreprises qui préfèrent suivre les communications dans le cadre de leur gestion documentaire, Clarra propose également une fonctionnalité permettant d’enregistrer les e-mails au format PDF avec des métadonnées jointes, facilitant ainsi la récupération et le respect des politiques de conservation des données.

Le suivi des communications garantit que les cabinets d’avocats conservent des enregistrements complets de toutes les interactions avec les clients, ce qui est essentiel pour la conformité légale et une gestion efficace des cas, a déclaré Caindec.

Gestion des plaignants

Caindec a déclaré que l’une des forces de Clarra est sa capacité à servir à la fois les cabinets des plaignants et de la défense, ainsi que divers secteurs au-delà des cabinets d’avocats traditionnels.

À cette fin, Clarra a ajouté de nouvelles fonctionnalités de gestion des plaignants qui permettent aux utilisateurs de suivre les relations complexes et les informations liées aux questions juridiques, aux sous-questions et aux plaignants.

Pour les cabinets de plaignants, la structure personnalisable de Clarra permet d’organiser et de suivre les dossiers et les plaignants selon les modèles d’admission préférés des cabinets, tandis que les cabinets de défense ont accès à des fonctionnalités qui prennent en charge les litiges multi-districts et les hiérarchies complexes.

La polyvalence de la plateforme a également attiré des clients issus de domaines juridiquement adjacents, notamment des sociétés de gestion de sinistres, des enquêteurs privés, des sociétés d’expertise médico-légale et des experts en sinistres publics, a déclaré Caindec.

« Grâce à ces fonctionnalités supplémentaires, Clarra continuera de perturber le marché et de capter l’intérêt non seulement des cabinets de contentieux, mais également des entreprises qui traitent des dossiers et des réclamations en général, telles que les experts en sinistres et les services d’assistance juridique, ainsi que des sociétés de divertissement et des entreprises gérant licences, droits et propriété intellectuelle », a déclaré le cofondateur Schneider dans un communiqué fourni par la société.

« Des développements encore plus passionnants nous attendent alors que nous visons à simplifier et moderniser la gestion des cas. »