Le cycle de vie des conseils consultatifs et des conseils d’administration (Van Havermaet)

Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à de nombreuses évolutions financières, économiques et technologiques qui se succèdent à un rythme rapide. Des études montrent que la présence d’un conseil consultatif ou d’un conseil d’administration actif peut être un facteur positif et stabilisateur dans de nombreux domaines. Cela comprend la formation et l’orientation de la stratégie, le contrôle et la discipline, l’innovation et la communication, l’offre d’une expertise et d’une caisse de résonance externe.

Chez Van Havermaet, nous sommes convaincus qu’une structure de gouvernance efficace, en plus de remplir les obligations légales nécessaires, est essentielle pour faire face à toutes ces évolutions et défis. Mais comment créer un conseil de qualité ?

Sur la base de son expérience pratique, Van Havermaet a développé un modèle : le cycle de vie des conseils consultatifs et des conseils d’administration. Nous décrivons clairement toutes les facettes de ces organes administratifs, du début à la fin, mais sans que ces parties doivent être séquentielles. De nombreux conseillers se concentrent sur un ou plusieurs aspects de ce cycle. Nous optons pour une approche globale et multidisciplinaire. Aujourd’hui, les entreprises, qu’elles soient familiales ou non, ont besoin d’un partenaire capable de les guider dans différents aspects en fonction de la demande et de la phase de vie de leur entreprise.

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Nous aimerions vous inspirer et vous présenter brièvement les principes fondamentaux de notre modèle. Dans les semaines à venir, nous publierons des articles de suivi dans lesquels nous approfondirons l’une des différentes phases du cycle de vie.

Commencez par prendre conscience

Avant de commencer à créer ou à réorganiser un comité consultatif ou un conseil d’administration, il est important que les propriétaires de l’organisation soient conscients de sa valeur ajoutée. Il s’agit d’un choix stratégique qui doit être soigneusement réfléchi et qui nécessite un accompagnement. Pour créer cette prise de conscience, il est logique de procéder à une analyse saine et critique et de comparer les avantages et les inconvénients. Vous pouvez vous laisser guider par un conseiller externe qui vous aidera à comprendre tous ces arguments.

Il est essentiel de réfléchir à la durabilité avant de mettre en place un conseil d’administration ou un conseil consultatif, car cela fait partie intégrante de la stratégie à long terme de votre organisation. L’engagement en faveur d’une bonne gouvernance est une action durable en soi. Un conseil d’administration axé sur la durabilité garantira la continuité de l’entreprise. Concrètement, cela se fait en répondant aux opportunités et aux risques réels, en impliquant des parties prenantes importantes et en armant l’entreprise pour un avenir difficile. Nous en reparlerons plus en détail dans nos prochains articles.

Vous aurez ci-dessous un premier aperçu des différentes facettes de notre modèle.

1. Conception & création

La prise de conscience est derrière nous. Vous êtes convaincu de la valeur ajoutée d’un Advisory Board. Même s’il demeure un organe consultatif, il vous aidera sans aucun doute à réaliser votre stratégie. Mais à quoi ressemble le processus de conception d’un tel Conseil ?

Comment faire en sorte que le Conseil d’Administration puisse transcender le cadre légal, apporter une valeur ajoutée à votre entreprise à son niveau, et comment concilier cela avec les statuts de l’entreprise ?

Il est important que votre entreprise clarifie les objectifs concrets du conseil consultatif ou du conseil d’administration. Que va faire exactement le Conseil ?

Nous pouvons vous guider pour clarifier les réponses à ces questions.

2.Composition

Quelle est la composition optimale du conseil ? Combien de réalisateurs voulons-nous ? Interne contre externe ? Relation familiale/non familiale ? Au sein ou en dehors du secteur ?

Si l’organisation souhaite employer des administrateurs ou des conseillers externes, il est préférable de clarifier les critères de sélection à l’avance. Considérez une complémentarité suffisante en termes de connaissances et d’expertise, de réseau et d’expérience, de compétences et de styles de leadership. Soyez également conscient des éventuels conflits d’intérêts. Comment souhaitez-vous trouver ces administrateurs externes ? Quelle est la durée de leur mandat et quelle rémunération êtes-vous prêt à verser pour leur engagement ?

Dès que vous trouvez une adéquation, vous concluez les accords contractuels nécessaires : quelles sont les attentes, droits et obligations du conseiller ou du dirigeant à l’égard de l’entreprise et vice versa.

3. Conception et fonctionnement

Définir le rôle et la responsabilité associée de chaque administrateur ou conseiller et du président. Un règlement intérieur peut être élaboré dans lequel sont inclus les accords de réunion (lieu, fréquence, durée, etc.) et dans lequel des aspects tels que les méthodes de travail, la prise de décision et le suivi ultérieur peuvent également être précisés.

Au cours de cette phase, il est important de consacrer suffisamment de temps à l’intégration des nouveaux arrivants au conseil d’administration afin qu’ils connaissent en détail l’organisation, ses opérations et ses objectifs, ses valeurs et sa culture. Le rôle du conseil d’administration doit également être transparent pour tous les membres de l’entreprise.

4. Collaboration et dynamique

La cohésion et le lien entre les différents membres du conseil sont essentiels. La recherche a montré que la diversité conduit à de meilleures performances. Mais la création d’un cadre sûr, propice à une communication ouverte, à la confiance mutuelle et au respect de l’opinion de chacun, contribue également à la productivité et aux résultats du conseil. Nous nous concentrons sur l’installation d’une culture de réunion efficace. Vous pouvez consigner des accords clairs dans une charte d’équipe, tandis que le coaching d’équipe peut renforcer la compréhension de l’individualité de chacun et de la dynamique mutuelle. Exprimez vos attentes en matière de temps consacré et d’implication. Dans la plupart des cas, il est conseillé de planifier des réunions informelles pour renforcer les relations mutuelles.

5. Évaluation

L’évaluation permanente de chaque administrateur, ainsi que du fonctionnement du conseil d’administration dans son ensemble, reste malheureusement aujourd’hui sous-exposée à la bonne gouvernance. Toutefois, une évaluation, au moins annuelle, est essentielle pour garantir le fonctionnement efficace du conseil. Par conséquent, convenez avant le début des sujets qui seront évalués et de quelle manière. Cela permet de procéder à des ajustements en temps opportun. Utilisez les évaluations pour identifier les domaines à améliorer et optimiser la collaboration. De cette façon, vous portez vos conseils à un niveau supérieur.

6. Transfert et sortie

Nous sommes convaincus que les succès doivent être célébrés. Pour assurer la continuité d’une bonne gouvernance, l’entreprise doit aussi oser être critique et remettre en question la composition de son conseil d’administration. Leur orientation et leur approche sont-elles toujours en phase avec l’étape de vie dans laquelle se trouve votre entreprise ? Avons-nous toujours les compétences et l’expertise adéquates pour mettre en œuvre la stratégie ? Dans cette phase, il faut oser dire au revoir aux membres, sauvegarder les savoirs et bien préparer le transfert vers les nouveaux arrivants.

Une gouvernance sur mesure

Chaque organisation est unique et cela vaut également pour la mise en œuvre de sa gouvernance. Il est pourtant précieux d’avoir dès le départ une vue d’ensemble du cycle de vie complet d’un conseil consultatif ou d’un conseil d’administration. Vous évitez ainsi que des aspects essentiels soient négligés.

Source : Van Havermaet