Production en format numérique original – La nouvelle normalité

Éd. note: Cet article a été publié pour la première fois dans le magazine Peer to Peer de l’ILTA. Pour en savoir plus, visitez notre chaîne ILTA sur ATL ici.

Lors du traitement de documents électroniques dans le cadre d’un litige, une décision cruciale à prendre concerne la manière de produire les données. L’enquête de l’ILTA sur le soutien aux pratiques en matière de litiges demandait : « Dans quel format produisez-vous le plus fréquemment ? » Les résultats ont montré que 41 % des personnes interrogées produisaient des données à l’aide de fichiers TIFF/Texte avec des fichiers de chargement de métadonnées, 36 % produisaient des données au format PDF ou natif avec ou sans fichiers de chargement et 22 % produisaient des fichiers natifs. 

Cet article expliquera pourquoi la production native avec ou sans chargement de fichiers est le moyen le plus avantageux de produire des enregistrements. Veuillez noter que dans un esprit de réconciliation avec les communautés autochtones du Canada, la production autochtone sera appelée production dans son format numérique original («FDAL“), conformément aux principes de Sedona Canada 2022.

Le paysage de la découverte électronique évolue rapidement à mesure que de nouvelles sources de preuves modifient la définition et les limites de ce qui constitue un « document ». Les professionnels de l’assistance en cas de litige gèrent un déluge de données provenant de diverses sources, notamment des applications de collaboration, des réseaux sociaux et des données mobiles, ce qui pose des problèmes liés aux liens intégrés, aux émoticônes et bien plus encore. La production de ces nouvelles données, ainsi que des types de fichiers standards (e-mails et documents électroniques), doit être gérée avec efficacité, diligence et planification. Collaborer avec les avocats pour élaborer un système pratique d’information stockée électroniquement («ESI“) et discuter de manière proactive de la divulgation documentaire aidera à éviter les remaniements et la spoliation potentielle des preuves et garantira que les preuves sont produites de manière pratique, organisée et rentable.

La production ODF consiste à échanger des documents dans leur format original. Si la production TIFF est nécessaire pour les documents nécessitant des expurgations ou la gestion d’informations confidentielles, la production ODF offre plusieurs avantages qui peuvent grandement profiter aux procédures judiciaires. Vous trouverez ci-dessous cinq raisons pour lesquelles la production ODF devrait être considérée comme l’approche privilégiée en cas de litige :

1. Préserver les métadonnées

Les métadonnées, notamment les horodatages, les informations sur l’auteur et les propriétés du document, peuvent être critiques en cas de litige. La production ODF conserve ces données vitales, garantissant leur authenticité et leur fiabilité en tant que preuve. Les images TIFF sont dépourvues de métadonnées, ce qui nécessite ensuite la recréation de ces métadonnées et leur production séparée. D’autres propriétés du document sont tout simplement perdues au format TIFF. 

2. Risque réduit de spoliation 

La spoliation, l’altération, la destruction, la dissimulation et/ou la perte de preuves, est une préoccupation constante en contentieux. Les fichiers ODF sont moins sujets aux allégations de spoliation, offrant ainsi un niveau plus élevé d’intégrité des documents. La production ODF préserve le contenu et l’apparence d’origine des documents, fournissant ainsi au réviseur une indication de l’apparence du fichier dans sa forme originale. Cette transparence peut réduire les litiges, car les parties peuvent voir les documents inchangés, favorisant ainsi la confiance dans le processus juridique.

3. Rentabilité

La conversion de fichiers vers différents formats peut prendre du temps et être coûteuse. La production ODF élimine le besoin de conversion, ce qui entraîne des économies de coûts et un processus rationalisé. Les productions TIFF sont une relique coûteuse des enregistrements papier. La production TIFF et PDF augmente les dépenses et réduit le côté pratique de la production. 

4. Examen et analyse plus faciles

L’examen et l’analyse des documents ODF sont plus simples, plus rapides et plus directs pour les professionnels du droit, accélérant ainsi la prise de décision. Les métadonnées plus consultables permettent aux professionnels du droit de trouver des informations pertinentes et d’isoler plus efficacement les documents critiques. Ceci est inestimable pour l’évaluation précoce des dossiers et la recherche de documents au cours du processus contentieux.

5. Compatibilité et hébergement 

La production ODF garantit la compatibilité avec diverses plates-formes et logiciels, réduisant ainsi le risque de problèmes techniques lors de l’accès ou de la présentation de documents dans un contexte contentieux. Les productions TIFF sont souvent beaucoup plus importantes en volume et en taille, ce qui augmente considérablement les coûts d’acquisition et d’hébergement pour les parties répondantes. 

En résumé, même si la production ODF offre de nombreux avantages, il est essentiel de considérer les exigences et directives spécifiques de votre litige. Même si l’étape de production du document peut durer des mois ou des années, le format de production doit être discuté et convenu dès le début de la planification du litige et inclus dans le protocole ESI. Il est crucial de consulter des professionnels du droit pour déterminer l’approche la plus adaptée à votre situation unique. Dans la plupart des cas, la production FDAL devrait être le choix privilégié, offrant une plus grande précision, transparence et efficacité dans le processus juridique.

Stephanie Mills est directrice des services de découverte chez Cassels, Brock et Blackwell, LLP. Elle possède une vaste expérience en litige civil, particulièrement en droit de la propriété intellectuelle, en droit autochtone et en recours collectifs. Stephanie offre de l’expérience dans la gestion des preuves en ce qui concerne l’enquête préalable et la préparation des procès et participe fréquemment à ce titre lors d’audiences de plusieurs semaines. Spécialiste certifiée en découverte électronique siégeant au conseil d’administration de la section torontoise de l’ACEDS, elle participe également à plusieurs groupes affiliés au soutien aux litiges et à la découverte électronique, notamment ILTA et Women in Discovery. Stéphanie est juriste depuis 2003.